Vorlage - 2015/194  

Anlage/n:

Keine

Beschlussvorschlag:

Die Verwaltung wird beauftragt, den Digitalen Sitzungsdienst für die Wahlperiode 2016-2021 auf der Grundlage der dargestellten Konzeption vorzubereiten.

Aktualisierter Beschlussvorschlag vom 15.09.2015:

Zur Vorbereitung der Geräte-Ausstattung der Mandatsträger in der Wahlperiode 2016-2021 wird analog zum Verfahren für die aktuelle Wahlperiode eine Arbeitsgruppe gebildet. Der Arbeitsgruppe gehören an:

CDU/Bündnis21-RRP- Fraktion – 2 Mitglieder –

GRÜNE-Fraktion – 2 Mitglieder –

FDP-Fraktion – 1 Mitglied -

Die Unabhängigen-Fraktion – 1 Mitglied -

Fraktion „Die Linke“ – 1 Mitglied -

Verwaltung:

Sigrid Ruth – Projektleitung –

Stefan Domanske – Leiter IT-Service -

Sachlage:

Mit Beginn der Wahlperiode 2011 - 2016 wurde im Kreistag Lüneburg der Digitale Sitzungsdienst eingeführt. Parallel zur Beendigung des Drucksachenverfahrens wurden die Mandatsträger für die Ausübung des Mandats und für die Unterstützung der Kreistagsarbeit mit Notebooks ausgestattet. Die Beschaffung dieser Notebooks erfolgte in einer öffentlichen Ausschreibung gemeinsam mit dem Landkreis Harburg, der Stadt Winsen, den Gemeinden Neu Wulmstorf und Seevetal sowie der Gemeinde Hollenstedt.

Für die Wahlperiode 2016-2021 besteht nicht mehr die Möglichkeit einer gemeinsamen Ausschreibung  mit dem Landkreis Harburg und den dortigen Gemeinden. Im Landkreis Harburg soll aufgrund der Erfahrungen der laufenden Wahlperiode auf eine zentrale Beschaffung von Notebooks verzichtet werden. Viele Mandatsträger im Kreistag und in den Gemeinderäten nutzen iPads oder würden gern eigene Geräte einsetzen.

Die Konzeption im Landkreis Harburg sieht vor, dass die Hardwareausstattung durch die Kreistags- oder Ratsmitglieder erfolgt. Sie sind bei der Geräteauswahl frei. Die Verwaltungen sollen lediglich eine Kaufempfehlung abgeben. Für die Neuausstattung durch den Mandatsträger zahlt die Kommune zum 15.11.2016 eine pauschale Erstattung von 300€ und ab 1.11.2017 eine monatliche Pauschale in Höhe von 25€. Der einmalige Betrag von 300€ ersetzt die monatliche Pauschale vom 1.11.2016 bis 31.10.2017 um so die Neuanschaffung der Hardware für die Kreistagsmitglieder zu unterstützen. Für die Zahlung dieser Entschädigungen wird eine Änderung der Entschädigungssatzung erforderlich. Dies schließt Rückzahlungsmodalitäten ein für den Fall, dass ein Kreistagsmitglied sein Mandat vor dem 1.11.2017 niederlegt. 

Für den Landkreis Lüneburg gilt nach Auffassung der Verwaltung, dass sich der digitale Sitzungsdienst uneingeschränkt bewährt hat. Die Ausstattung der Kreistagsabgeordneten mit landkreiseigenen Notebooks sowie die Betreuung dieser Geräte durch den IT-Service werden jedoch ähnlich kritisch gesehen wie im Landkreis Harburg.

Begründend dafür sind für den IT-Service des Landkreises Lüneburg folgende Aspekte:

• Bereits bei der Auswahl der derzeitigen Endgeräte wurde die Komplexität von Notebook-Computern kritisch beurteilt. Die Bedienung eines Notebooks setzt PC-Kenntnisse voraus. Weiterhin ist für den dauerhaften Betrieb ein sachgemäßer Umgang mit Updates des Betriebssystems und der installierten Programme notwendig. Im Sommer 2010, als die Ausschreibung der aktuellen Hardware vorbereitet wurde, war das derzeit einzig erhältliche Tablet-Gerät, das Apple iPad, noch nicht für den Einsatz geeignet, da ein Offline-Betrieb nicht möglich war. Zwischenzeitlich sind Tablet-Computer wie das iPad vollständig für ALLRIS nutzbar und sind im Vergleich zu einem Notebook einfacher zu bedienen und zu aktualisieren.

• Für einige Kreistagsabgeordnete stellte das Landkreis-Notebook ein zusätzliches Gerät dar. In ihren Haushalten war im Regelfall bereits ein Computer vorhanden. Diese Mandatsträger mussten das zusätzliche Gerät in ihr persönliches Informationsmanagement integrieren, die Ablage von Dokumenten und E-Mails auf unterschiedlichen Geräten beachten und organisieren. Teilweise wurde das Kreistagsnotebook nur zu den Sitzungen verwendet, was aufgrund der dann nicht eingespielten Windows-Updates zu einer unbefriedigenden Benutzererfahrung geführt hat

.

• Die Windows- und Softwareinstallation auf den Geräten hat die Legislaturperiode nicht überdauert. Aufgrund der zahlreichen, teils sicherheitsrelevanten Updates, die automatisch oder mit Unterstützung des IT-Service über die letzten 4 Jahre installiert werden mussten, haben etliche Geräte nicht mehr wie gewünscht funktioniert. Insbesondere in den letzten Monaten entstand im IT-Service ein deutlicher Mehraufwand für die Betreuung der Mandatsträger. Ursprünglich für sinnvoll erachtete Sicherheitsfunktionen, beispielsweise die Festplattenverschlüsselung, erschwerten die Wiederherstellung und Reparatur. Wenn zum Beispiel  im Jahr 2014 insgesamt 12 sogenannte Bearbeitungstickets im IT-Service entstanden sind, waren es im 1. Halbjahr 2015 bereits 102 Tickets.

• Aufgrund der unterschiedlichen IT-Vorkenntnisse der Mandatsträger wurden die Notebooks so ausgegeben, dass die Mandatsträger keine Administrator-Rechte auf den Geräten hatten. So sollten Probleme durch ungewollte Software-Installationen vermieden und der Support-Aufwand gering gehalten werden. In der Praxis hat sich diese Methode nicht vollständig bewährt. Insbesondere technisch versierte Mandatsträger empfanden dies als Einschränkung in der Nutzbarkeit der Geräte. Bei Tablet-Computern entfällt diese Einschränkung, da die zugrundeliegenden Betriebssysteme grundsätzlich so aufgebaut sind, dass kein Administrator-Zugang benötigt wird.

Ergänzende Sachdarstellung vom 15.09.2015:

Der Ausschuss für Finanzen, Rechnungsprüfung, Personal und innere Angelegenheiten hat sich am

10. September 2015 mit dem Thema befasst und empfohlen, das Thema anlog zur aktuellen Wahlperiode in einer Arbeitsgruppe vorzubereiten. Wie 2009 schlägt die Verwaltung vor, die Arbeitsgruppe mit Vertretern und Vertreterinnen aller Fraktionen zu bilden, davon jeweils zwei Vertreter oder Vertreterinnen der SPD-Fraktion, der CDU/Bündnis21 RRP-Fraktion und GRÜNE-Fraktion sowie jeweils 1 Vertreter oder 1 Vertreterin der übrigen Fraktionen. Über die Bildung der Arbeitsgruppe entscheidet der Kreisausschuss.

Von der Verwaltung gehören der Arbeitsgruppe Sigrid Ruth, Leiterin Büro Landrat, als Projektleitung und der Leiter des IT-Service, Stefan Domanske an. Weitere Berater oder Beraterinnen, wie z.B. die Datenschutzbeauftragte, werden hinzugezogen.

Aus den vorgenannten Gründen schlägt die Verwaltung folgendes Konzept für die Wahlperiode 2016 – 2021 vor:

1. Die Hardwareausstattung erfolgt durch die Kreistagsabgeordneten. Sie erwerben ein privates Gerät oder nutzen ein bereits vorhandenes privates Gerät.

2. Die Kreistagsabgeordneten haben freie Gerätewahl. Sollte ein Tablet-Computer bevorzugt werden, wird aus Gründen der erweiterten Informationssicherheit sowie des dokumentierten Datenschutzes ein Apple iPad empfohlen. Tablet-Computer mit Android-Betriebssystem sind jedoch nicht ausgeschlossen. Der Einsatz eines Notebooks oder eines Windows-basierten Tablets (z. B. Microsoft Surface) kommt ebenso in Betracht.

3. Da nach heutigem Stand von einer großen Präferenz für das iPad ausgegangen wird, strebt die Verwaltung an, hierfür gemeinsam mit dem Anbieter des Kreistagsinformationssystems eine Beschaffungsquelle angeben zu können. Für andere Hardwareausstattungen wird es aufgrund der Vielzahl an Alternativen und unterschiedlichen, individuellen Systemanforderungen bei der Ausstattung lediglich bedingt möglich sein, Empfehlungen aussprechen zu können.

4. Der IT-Service wird den W-LAN-Zugang in den Sitzungsräumlichkeiten (soweit technisch möglich) bereitstellen und den Mandatsträgern für ihr privates Gerät Zugangsdaten aushändigen. Der IT-Service wird den Mandatsträgern persönliche E-Mail-Adressen (vorname.nachname@kreistag.lueneburg.de) einrichten und die Zugangsdaten aushändigen. Eine weitergehende Unterstützung wie Installation, Konfiguration und Fehlerbeseitigung ist aus Haftungsgründen ausgeschlossen.

5. Der IT-Service stellt den Kreistagsabgeordneten das Kreistagsinformationssystem als Kreistagsportal über den Browser sowie die spezielle ALLRIS-App (verfügbar im Apple AppStore- sowie im Google Play-Store) zur Verfügung.

6. Die Verwaltung bietet zu Beginn der Wahlperiode und bei Umbesetzungen des Kreistages gemeinsam mit der Volkshochschule Kurse für EDV-Einsteiger an. Außerdem werden die Kreistagsabgeordneten in Allris geschult. 

7. Die Kreistagsabgeordneten erhalten für die Bereitstellung ihrer privaten Hardware, die als privates Eigentum beschafft worden ist, eine Entschädigung, welche über die Entschädigungssatzung geregelt wird. Es wird eine Größenordnung von 25 € monatlich vorgeschlagen. Über die Wahlperiode gesehen, handelt es sich um einen Zahlbetrag in Höhe von 1.500 €. Mit dieser Pauschale lässt sich eine für den kommunalen Sitzungsdienst geeignete Hardware beschaffen, die auch für andere private Zwecke geeignet ist. Bei einer Nutzung von Tablet-PC ist zu berücksichtigen, dass diese Endgeräte bislang eine kürzere Lebensdauer aufweisen als herkömmliche Notebooks. Daher ist davon auszugehen, dass es zur Mitte der Wahlperiode oder im 3. bzw. 4 Jahr zu einer Nachfolgebeschaffung von Tablet-PC kommen wird. Auf der Basis der heutigen Preise lässt sich diese Beschaffung über die Gesamterstattung von 1.500 € über die Wahlperiode realisieren.

8. Für  den Zeitraum vom 1.11.2016 bis 31.10.2017 wird bei Hardwarebeschaffung durch die Kreistagsabgeordneten  der Gesamtbetrag in Höhe von 300€ zum 15.11.2016 gezahlt. Die monatliche Entschädigung in Höhe von 25€ wird ab 1.11.2017 gezahlt.

9. Bei der Nutzung privater Hardware im Digitalen Sitzungsdienst sind insbesondere Aspekte des Datenschutzes zu regeln. Hier wird sich eine Erweiterung der bestehenden Datenschutzerklärung seitens des Mandatsträgers anbieten. Aufgabe der Verwaltung wird sein, die Kreistagsabgeordneten für den Datenschutz und die Informationssicherheit in geeigneter Form zu sensibilisieren. Aus dem Landkreis Harburg heraus wird eine Abstimmung mit dem Datenschutzbeauftragten des Landes Niedersachsen erfolgen; diese Ergebnisse sollten bei uns mit berücksichtigt werden.

Vorteil dieses Konzeptes ist, dass die Kreistagsmitglieder mit einer Hardware arbeiten können, die keine Reglementierung mit sich bringt. Für alle Beteiligten einschließlich Verwaltung lässt sich durch dieses Konzept eine größere Flexibilität erreichen. Die Kosten sind nicht höher als bei der jetzigen Variante der zentralen Bereitstellung der Notebooks, derzeit rund 1.550€/KTA für die Dauer der Wahlperiode.

Wenn dieses Konzept nicht greift, müsste schon jetzt über die Ausschreibung und die Art der Geräte bei einer zentralen Beschaffung entschieden werden. Die Erfahrungen mit Einführung des digitalen Sitzungsdienstes haben gezeigt, dass dafür ein ausreichendes Zeitfenster erforderlich ist. Die Entscheidung muss jetzt getroffen werden.

Die Verwaltung spricht sich aus den bereits genannten Gründen  für das Konzept der eigenverantwortlichen Beschaffung durch die Kreistagsabgeordneten aus.