Vorlage - 2020/006  

Anlage/n:
keine

Beschlussvorschlag Antragsteller:

Sehr geehrter Herr Landrat Böther,

ungeachtet der bisherigen Diskussion, halten wir unser Vorhaben aufrecht. Die Fraktion Bündnis 90/ DIE GRÜNEN stellt folgenden Antrag:

Machen statt zahlen! Kosten sparen, Rechtssicherheit schaffen, Bildung einer zentralen Vergabestelle.

Umsteuerung der Vergabe durch erhöhte  Berücksichtigung ökologischer Kriterien

Der Landkreis Lüneburg  gehört zu den letzten der 36 Landkreise im Land Niedersachsen, der noch keine zentrale Vergabestelle eingerichtet hat. Stattdessen werden zahlreiche Beschaffungsdienstleister engagiert, die zu Stundensätzen von über 200 € in Einzelfällen Aufgaben übernehmen, die die Mitarbeiter des Landkreises selbst wahrnehmen können. Die ersparten Kosten wären besser für den Klimaschutz zu verwenden.

Der Landkreis Lüneburg richtet daher eine zentrale Vergabestelle ein.

Sachlage Antragsteller:

Die Arbeit in der Auftragsvergabe ist kompliziert geworden. Es bedarf Fachkompetenz, Routine und Erfahrung. Hinzu kommen zahlreiche neue Vorschriften und die Einführung der elektronischen Vergabe. Früher überlegte jeder Fachbereich selbst, wie er die Beschaffung organisiert. Das entspricht heute nicht mehr dem Stand der Verwaltungstechnik.

Landkreise vergeben so viele Aufträge, dass die Einrichtung einer zentralen Vergabestelle wirtschaftlich ist.

Hier wäre es hilfreich, für den Landkreis Lüneburg einmal eine genaue Aufstellung zu erhalten über die Kosten der gesamten externen Vergaben.

In vielen Landkreisen hat sich daher die Einrichtung einer zentralen Vergabestelle bewährt. Als Beispiele seien genannt die Landkreise: Harburg, Heidekreis, Rotenburg, Verden, Osnabrück, Osterholz, Cuxhaven, Friesland, Wittmund, Leer, Wesermarsch, Nienburg, Helmstedt, Goslar, Peine, Hildesheim, Stadt Oldenburg, Region Hannover und viele mehr.

Die Fachbereiche bleiben voll verantwortlich für die Frage, was beschafft werden soll. Die zentrale Vergabestelle führt die Vergabeverfahren durch und sorgt für deren rechtssichere Abwicklung. Zentrale Vergabestelle und Nutzer arbeiten gemeinsam am Ziel der wirtschaftlichsten Beschaffung, also der besten Qualität zum besten Preis.

Hinzu kommt die Präventive Wirkung eines professionell in einem transparenten Verfahren arbeitenden Teams (vgl. AZ vom 10.12.2019)

Ob hierfür neues oder zusätzliches Personal eingestellt werden muss, oder ob der Landkreis bereits über geeignetes fachkundiges und an der Aufgabe der zentralen Vergabestelle interessiertes Personal verfügt, mag die Landkreisverwaltung beurteilen.

Da auch die Landkreise Uelzen/Lüneburg und Lüchow-Dannenberg auch zu den Kreisen gehören, die noch keine zentrale Vergabestelle eingerichtet haben, bietet sich hier eventuell eine geeignete Form der interkommunalen Zusammenarbeit an, um die notwendigen Kosten gering zu halten. Als Beispiel sei hier der Zweckverband Rechnungsprüfung des Jahres 2006 erwähnt. Auch die inzwischen angedachte Zusammenarbeit mit dem Landkreis Harburg 

Eine zentrale Vergabestelle kann vor allem die Qualität der Beschaffung auf ein gleichmäßig hohes Niveau steigern. Das ermöglicht es, ökologische Kriterien wie die Energiekosten oder andere Faktoren der Lebenszykluskosten bei der Beschaffung endlich angemessen zu berücksichtigen. Wir ermuntern die Verwaltung, jetzt einen Neuanfang zu starten.

Mit freundlichen Grüßen

Petra Kruse-Runge

Fraktionsvorsitzende Bündnis 90/DIE GRÜNEN

Stellungnahme der Verwaltung vom 13.01.2019:

Die Einschätzung, dass eine zentrale Vergabestelle für die Kreisverwaltung Lüneburg sinnvoll ist, wird geteilt. Wie jedoch bereits in den Gremien mitgeteilt, bevorzugt die Verwaltung eine interkommunale Kooperation mit dem Landkreis Harburg. Der Landkreis Harburg verfügt bereits über eine gut ausgebaute zentrale Vergabestelle mit fünf Stellen, die seit etwas mehr als einem Jahr eingerichtet ist. Der Landkreis Harburg ist bereit, in diesem Aufgabenfeld mit dem Landkreis Lüneburg zusammenzuarbeiten. Die Erfahrungen der letzten Jahre haben gezeigt, dass die Kooperation mit dem Landkreis Harburg immer vertrauensvoll und gut funktionieren.

Die Verwaltungen stehen bereits in konkreten Gesprächen. Um die Kooperation umzusetzen, ist eine Zweckvereinbarung erforderlich. Ein Entwurf wurde bereits erstellt. Er basiert im Wesentlichen auf entsprechenden Zweckvereinbarungen, die bereits in Niedersachsen abgeschlossen worden und von der Kommunalaufsicht des Landes geprüft worden sind. Sobald der Entwurf hinreichend konkret ist, wird er der Politik mit einer Beschlussvorlage zur Entscheidung vorgelegt werden.

Der Verwaltung schwebt ein Mandatsverhältnis vor, nach dem der Landkreis Harburg die Vergaben im Namen und für Rechnung des Landkreis Lüneburg durchführen würde. Die Finanzierung würde nach Stundenaufwand berechnet. Der Landkreis Lüneburg würde nicht alle Vergaben über die Kooperation abwickeln, weil einfache Verfahren wie bisher behandelt werden können. Allerdings würden alle betroffenen Fachdienste von der Beratung und der Schulung profitieren. Die Verrechnungssätze lägen deutlich unter dem, was von Fachanwälten angesetzt wird.

In der jüngeren Vergangenheit (2018 und 2019) hat der Fachdienst Schule für die Unterstützung bei der Beschaffung von elektrischer Ausstattung der Georg-Sonnin-Schule ca. 17.500 € und für die Schülerbeförderung zur Schule Am Knieberg ca. 14.500 € gezahlt. Der Fachdienst Gebäudewirtschaft hat für die externe Ausschreibung 19.000 € für eine Musterausschreibung im Zuge der Planerausschreibung BBS I und für die Durchführung der Ökostrom- und der Erdgasausschreibung insgesamt fast 5.000 € gezahlt (2019). Beim Eigenbetrieb SBU fallen für die Ausschreibung der Planungsleistungen für die Elbbrücke ca. 32.000 € an, die sich auf drei Haushaltsjahre (2018-2020) verteilen. Für die Ausschreibung der neuen Systemumgebung hat der Fachdienst Informationstechnologie 35.000 € aufgewendet.

In der Summe ergeben sich mehr als 120.000 €, was in der Kooperation mindestens halbiert werden könnte. Der Aufwand für eine eigenständige zentrale Vergabestelle würde sich jedoch als Alternative zur Kooperation nicht rechnen, da dort nach Erfahrungen anderer zentraler Vergabestellen mehrere Stellen anzusetzen sind, darunter Stellen des ehemaligen höheren Dienstes.

Durch die zentrale Vergabestelle werden Aufgaben aus den bisher damit befassten Fachdiensten wegfallen. Dies wird sich aber in Grenzen halten, zumal die Erstellung der Leistungsverzeichnisse und die Vorbereitung der Beantwortung von Bieterfragen nach wie vor bei den Fachdiensten verbleiben. Das gilt auch für die Teilnahme an Bietergesprächen und die grundsätzliche Planung des Vergabeverfahrens.

Überwiegend beinhalten Zweckvereinbarungen über zentrale Vergabestellen die Zusammenarbeit zwischen einem Landkreis und seinen Kommunen. Eine landkreisübergreifende Kooperation besteht zwischen den Landkreisen Peine und Helmstedt.

Die Aufgabe bietet sich für eine Interkommunale Zusammenarbeit an. Vergaberecht ist in den letzten Jahren schwieriger geworden. Dies liegt nicht nur an den vielen neuen Bestimmungen, sondern auch an dem neuen elektronischen Verfahren. Deshalb macht eine Spezialisierung auf verschiedene Einzelthemen Sinn. Dies ist jedoch nur wirtschaftlich darstellbar, wenn durch Kooperation eine entsprechende Fallzahl dahintersteht. Auch notwendige Fortbildungen sind besser in einer größeren Zahl zu organisieren.

Im Ergebnis schlägt die Verwaltung vor, den bisher eingeschlagenen Weg fortzusetzen und die Kooperation mit dem Landkreis Harburg anzustreben. Näheres wird dargestellt, sobald die Beschlussvorlage mit dem Entwurf der Zweckvereinbarung ausgearbeitet sein wird.