04.06.2019 - 8 Bericht "Arena Lüneburger Land"

Aufgrund der Vielzahl der sich laufend aktualisierenden Informationen zum Bau der Arena Lüneburger Land hat der Kreistag am 13.05.2019 beschlossen, dass der Baufortschritt, der Fortschritt in der Aufklärung und die Erkenntnisse zum Projekt sowie jegliche Einsparpotentiale mit Empfehlung in jedem Ausschuss für Hochbau und Energiesparmaßnahmen detailliert vorgetragen werden und der Ausschuss dementsprechend häufig einberufen werden muss (siehe Vorlage 2019/126).

Diesen Beschluss aufgreifend, schlägt Ltd. KVD Maul ab Juli 2019 für zunächst 6 Monate monatliche Sitzungstermine für den Ausschuss vor. Die Termine sollten möglichst mittig zwischen denen des Kreisausschusses liegen, damit dringende Entscheidungsbedarfe auch direkt in den Kreisausschuss eingebracht werden können. Den Mitgliedern des Bauausschusses würde dann Gelegenheit gegeben werden, zu den betreffenden Tagesordnungspunkten an der Sitzung des Kreisausschusses teilzunehmen. Die Termine werden jetzt, das Einverständnis des Ausschusses vorausgesetzt, seitens der Verwaltung mit dem Ausschussvorsitzenden abgestimmt und anschließend bekannt gegeben.

Weiter führt er ergänzend zu den Darstellungen des Vorsitzenden unter TOP 3 zu den öffentlichen und nichtöffentlichen Sitzungsteilen im Ausschuss aus. Grundsätzlich tagt der Hochbauausschuss öffentlich. Ob daneben ein nichtöffentlicher Teil stattfinden muss, ist von den einzelnen Beratungsgegenständen abhängig und aus der Kommunalverfassung abzuleiten. So ist die Öffentlichkeit auszuschließen, wenn das öffentliche Wohl oder berechtigte Interessen Einzelner es erfordern. Dann wird die Beratung in nichtöffentlicher Sitzung erfolgen, die Entscheidung aber in der Regel im Anschluss nach Wiederherstellung der Öffentlichkeit im Ausschuss bekannt gegeben.
Fälle in denen das öffentliche Wohl einer Kommune die Nichtöffentlichkeit begründet sind z.B. schwebende Verhandlungen bei Vertragsangelegenheiten, Grundstückskauf oder -verkauf, Erschließungsabsichten, Beratung prozesstaktischen Vorgehens etc. Berechtigte Interessen Einzelner sind alle rechtlich geschützten oder anerkannten Interessen, z.B. können Vergaben von Grundstücken oder Aufträgen nichtöffentliche Beratung erfordern, wenn besondere wirtschaftliche oder persönliche Interessen zu schützen sind.

Anschließend berichtet er unter Bezugnahme auf aktuelle Fotos von der Baustelle über den Stand der Bauarbeiten. Zwischenzeitlich sind die Wände in den Nebenbereichen im Erdgeschoss weitgehend fertiggestellt worden. Die Statik für die Tragwerkstützen befindet sich in der finalen Prüfung. Damit könnten Ende August die Tragwerkstützen gefertigt und aufgestellt sein. Vorgefertigte Bauteile, wie die Treppen der Tribünen, werden bereits auf der Baustelle zwischengelagert.

Die Zusammenarbeit mit den Planungsbüros zur Erschließung von Einsparpotentialen gestaltet sich schwierig. Über die seitens des Landkreises gelisteten Auffälligkeiten hinaus wurden noch keine eigenen Beiträge für Einsparungen geliefert. Dieses wird mit der notwendigen aber problematischen und zeitintensiven Einbeziehung des planenden Architekten und der Fachplaner begründet. Daher konnten die Prüfungen nicht weitergeführt werden. Zwar beziffert eine per Mail am 29.05.2019 eingegangene, mit Anmerkungen fortgeschriebene Liste der festgestellten Abweichungen zwischen Ausführungsplanung und Leistungsverzeichnissen ein Einsparpotential. Dieses ist aber in wesentlichen Positionen noch mit den bereits beauftragten Unternehmen zu verhandeln. Nach seiner Einschätzung sind die aus der Liste abzuleitenden Einsparungen weder vom Umfang her ausreichend, noch werden die konkreten Vorschlägen zugeordneten Einsparungen tatsächlich zu 100 % zu erzielen sein. Von daher kann er heute noch keine konkreten Zahlen nennen. Die Schwierigkeit, dass tatsächliche Einsparpotential verlässlich abzuschätzen, verdeutlicht er anhand einiger Beispiele.

So führe z.B. der Verzicht auf eine Polsterung der Tribünensitzplätze zwar zu einer respektablen Einsparung, bei einer Verringerung des Auftragsvolumens von mehr als 10 % steht dem beauftragten Unternehmer aber ein Anspruch auf Nachverhandlung seines Angebots zu. Als Einsparung wäre folglich nur der Differenzbetrag zu nennen.

Nach einem Vergleich zwischen den in der Ausführungsplanung ausgewiesenen und der ausgeschriebenen und beauftragten Sanitärobjekte werden diese nicht in der beauftragten Anzahl benötigt. Zur Aufklärung dieser Abweichung mangelt es derzeit an der Mitwirkung des Fachplaners., der das Leistungsverzeichnis erstellt hat.

Hinsichtlich der Fahrstühle gibt es inzwischen Lösungen dahingehend, dass kleinere handelsübliche, die Anforderungen erfüllende Modelle gefertigt und eingebaut werden. Das beauftragte Unternehmen hat aber inzwischen zusätzlichen Aufwand für die Umplanung des ursprünglich beauftragten Modells geltend gemacht, zudem muss die Unterfahrt angepasst werden. Insoweit dürfte sich auch hier die erhoffte Einsparsumme reduzieren.

Vom beauftragten Erdbauunternehmen wurden weitere Nachträge über einen sechsstelligen Eurobetrag eingereicht. Die in Rechnung gestellten Arbeiten sind zwar nachweislich ausgeführt worden, aber nach derzeitigen Kenntnisstand weder in dem ausgeführten Umfang erforderlich, noch vom Bauherrn beauftragt gewesen. Im Zusammenhang mit diesen Arbeiten ist auch die Menge des Aushubs auf der Halde zu betrachten.

Schließlich liegen wegen der nicht mehr einzuhaltenden vereinbarten Ausführungsfristen fünf Behinderungsanzeigen vor. Hierüber sind erste Gespräche mit den betroffenen Unternehmen angelaufen.

Insgesamt bleiben hier vor verlässlichen Aussagen über tatsächliche Einsparpotentiale die Ergebnisse der Verhandlungsgespräche abzuwarten

Anschließend skizziert Ltd. KVD Maul die aus seiner Sicht dringendsten Handlungsfelder:

• Das Projektteam (die Planer) handlungsfähig bekommen und auf Bauherrenlinie bringen.
• Konkret bezifferte Einsparungen benennen und generieren.
• Baubetriebliche Nachträge mit Blick auf Qualitäten, Mengen und Ausführungsfristen verhandeln.
• Verfahren zum Umgang mit streitigen Kosten definieren ohne einerseits die Baustelle zu blockieren und andererseits Fristen zu versäumen.

Bei der weiteren Bearbeitung dieser Handlungsfelder wird die Verwaltung seit dem 01.06.2019 vom Büro REESE Baumanagement GmbH & Co. KG aus Hamburg unterstützt. Damit wurde der entsprechende Kreistagsbeschluss vom 13.05.2019, einen kompetenten Projektsteuerer zu beauftragen, umgesetzt. Das Büro REESE stellt für das Projekt 4 Mitarbeiter aus dem technischen und dem kaufmännischen Bereich in einem zeitlichen Umfang von ca. 2 Vollzeitäquivalenten zur Verfügung. Der Geschäftsführer, sowie die Mitarbeiter für die technische und kaufmännische Projektsteuerung, sind heute hier, um das Büro kurz vorzustellen und Fragen zu beantworten.

Die Bürovorstellung der REESE Baumanagement GmbH & Co. KG wird vom Geschäftsführer, Herrn Raab, anhand einer kurzen Präsentation durchgeführt, die dem Protokoll anliegt.

Auf den Seiten 7 und 8 seiner Präsentation erläutert Herr Raab die Herangehens- und Arbeitsweise des Büros REESE. Es werden monatliche Statusberichte und Entscheidungsvorlagen für den Bauherrn erstellt. Es erfolgt ein ständiger Abgleich von Planungsvorgaben und Arbeitsergebnissen. Dazu werden laufende Projektbesprechungen - intern und extern - geführt. Nach der Einarbeitung in die Zeitpläne, den Planungsstand und den Stand der Vergabe, mit der bereits begonnen wurde, werden die Terminschiene und die Planung auf Plausibilität überprüft und es erfolgt eine kaufmännische und technische Prüfung der Vergabe mit dem Ziel, Einsparpotentiale zu generieren.

In den Entscheidungsvorlagen zu möglichen Einsparungen werden die Potentiale, aber auch bestehende Risiken aufgezeigt werden, d.h. den Einsparungen werden stets auch die Opportunitätskosten gegenübergestellt. Spätestens in 2 Monaten werden nach seiner Einschätzung verlässliche Ergebnisse feststehen. Sein Ziel ist es, dazu bereits im nächsten Bauausschuss einen Zwischenbericht abzugeben.

Vorrangig geht es jetzt erst einmal darum, einen neuen Rahmenterminplan zu erstellen und schnellstmöglich in Nachverhandlungen mit den bereits beauftragten Firmen einzutreten. Je länger die bereits eingetretene baubetriebliche Störung andauert, je größer wird der Schaden. Letztlich würden Zahlungen geleistet werden müssen ohne dafür einen Mehrwert zu erhalten. Hier muss daher dringendst nachgesteuert werden.

Anschließend beantwortet Herr Raab Fragen aus dem Ausschuss.

Aufgrund der Erfahrungen aus der Vergangenheit bitten die Ausschussmitglieder die Entscheidungsvorlagen so aufzubereiten, dass wirklich alle Konsequenzen der Entscheidung deutlich werden und diese von den Ausschussmitgliedern auch verstanden und nachvollzogen werden können. Herr Raab kündigt erste Entscheidungsvorlagen für die nächste Ausschusssitzung an. Dann könne man sich ein erstes Bild über die Vorlagenqualität verschaffen. In diesem Zusammenhang macht Herr Raab noch einmal sehr deutlich, dass Entscheidungen benötigt werden, die Fakten vom Büro REESE aufbereitet werden, die Entscheidung aber letztlich die Politik treffen muss.

Zum Betrieb bzw. den Betreibervertrag berichtet KR’in Vossers, dass gemäß Beschluss des Kreisausschusses vom 29.04.2019 zur Prüfung des bisherigen Sachstandes und der zu erwarteten Kosten bezüglich des Betriebs inzwischen ein Wirtschaftsprüfer mit einschlägigen Erfahrungen im Bereich Veranstaltungshallen beauftragt wurde. Daneben wurde ein Gutachter gefunden und beauftragt, der eine betriebswirtschaftliche Beurteilung des Betreiberkonzeptes vornimmt. Wirtschaftsprüfer und Gutachter stimmen sich eng untereinander ab. Mit ersten Ergebnissen rechnet sie zum Kreistag am 01.07.2018.