Beschlussvorlage - 2023/062

Beschlussvorschlag:

Die Kreisverwaltung wird beauftragt, ein Prozessmanagement beim Landkreis Lüneburg unter Begleitung eines externen Unternehmens einzuführen. Die erforderlichen Aufwendungen von rd. 500.000 € werden in den kommenden vier Jahren (2024 – 2028) zur Verfügung gestellt.

Sachlage:

Die Verwaltung des Landkreises Lüneburg steht, wie viele andere Verwaltungen in Deutschland, in den nächsten Jahren vor großen Herausforderungen. Der demografische Wandel, die Bewältigung der Folgen des Personalmangels (Fachkräftemangel) sowie die knappen finanziellen Ressourcen sind als Beispiele zu nennen. Durch das Ausscheiden einer Vielzahl von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern gilt es zudem Wissensverluste aufzufangen.

Die Umsetzung von Digitalisierungsprojekten, wie z. B. die Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG) und die kreisweite Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) sowie die Einführung der eAkte, sind weitere Herausforderungen, denen sich die Kreisverwaltung stellen muss.

Das Prozessmanagement kann einen entscheidenden Beitrag beim Angehen der Herausforderungen leisten. Bereits im letzten Jahr hat die Verwaltung ein Konzept zur Einführung eines Prozessmanagements entwickelt. Ein Prozessmanagement umfasst die Planung, die Durchführung, das Controlling sowie die Optimierung von Prozessen. Es beantwortet die Fragen: „Wer macht was, wann und unter Zuhilfenahme welcher Ressourcen?“.

Prozesse der Verwaltung werden bisher nur selten aufgenommen.

Informationen, die Prozesse liefern können, wie z. B. Bearbeitungszeiten, Personalressourcen, genutzte IT-Systeme und Kennzahlen liegen entsprechend nicht vollständig und/oder nicht prozessbezogen vor. Beim Landkreis Lüneburg sind ca. 1500 Prozesse vorhanden, die nicht in einer Prozessübersicht dokumentiert sind.

Im 4. Quartal 2022 wurde die Software Picture der Picture GmbH zur Dokumentation und Optimierung von Prozessen beschafft. Das Programm wird nunmehr bereits für das Projekt Digitalis im Fachdienst Gesundheit (FD 53) genutzt. Für das Projekt Digitalis sind befristet drei Vollzeitstellen (2023/2024) eingerichtet, um die Prozesse im Bereich Infektionsschutz zu dokumentieren, zu optimieren und zu digitalisieren. Die drei Stellen sind zu 100 Prozent gefördert.

Im Fachgebiet Organisationsentwicklung des Fachdienstes Interne Dienste und Digitalisierung (FD 32) ist für dieses Jahr darüber hinaus eine Vollzeitstelle für das Prozessmanagement der gesamten Verwaltung eingerichtet worden.

Des Weiteren ist die Begleitung durch ein externes Unternehmen beabsichtigt. Hierfür werden in den nächsten vier Jahren Mittel in Höhe von ca. 500.000,00 Euro benötigt (Planung: 2024: 165.000,00 Euro, 2025: 129.000,00 Euro, 2026: 104.000 Euro, 2027: 73.000,00 Euro, 2028: 30.000,00 Euro). Für das Haushaltjahr 2023 sind entsprechende Mittel veranschlagt, um mit dem Prozessmanagement grundsätzlich beginnen zu können.

Im Rahmen der Beschaffung der Software ist im November 2022 eine Potentialanalyse zum Prozessmanagement mit externer Unterstützung erfolgt. Die Firma Picture GmbH, vertreten durch ihren Geschäftsführer Dr. Lars Algermissen, wird das Ergebnis der Potentialanalyse und das Konzept zur Einführung von Prozessmanagement beim Landkreis Lüneburg vorstellen.

Ergänzend zu den Ausführungen dieser Vorlage wird auf den Antrag der SPD-Fraktion vom 28.11.2022 (Vorlagen-Nr. 2022/421) verwiesen, der ebenfalls auf die Notwendigkeit von Prozess- und Organisationsanalysen hinweist.

Finanzielle Auswirkungen:

Klimawirkungsprüfung:

Hat das Vorhaben eine Klimarelevanz?