08.03.2023 - 6 Einführung eines Prozessmanagements beim Landkr...

KVORin Welz führt kurz in die Thematik ein.

Dr. Algermissen hält eine Präsentation und beantwortet anschließend Fragen aus dem Gremium. Die Präsentation ist dem Protokoll als Anlage beigefügt.

KTA Kamp möchte wissen ob, man sich für 4 Jahre automatisch einkaufe oder ob man die Möglichkeit habe im Verfahren zu wechseln oder aus dem Vertrag auszusteigen.

KVORin Welz antwortet, dass dies im Zuge des Vergabeprozesses bzw. der Erstellung der Ausschreibung berücksichtigt werden könnte.

KTA Graff erfragt warum die Firma sich nicht prozentual vergüten lasse, wenn diese so ein großes Einsparpotenzial sehe.

Dr. Algermissen antwortet, dass die Kunden dies nicht wollen. Zudem sei es die Aufgabe Wissen zu vermitteln, damit die Verwaltung am Ende in der Lage sei, ihre Prozesse selbst zu optimieren und nicht nur Einsparungen zu fokussieren.

KTA Götz möchte wissen, was aus Sicht der Verwaltung die Hauptmotivation sei, diesen Prozess anzustoßen.

LR Böther antwortet, dass man die Ausgangssituation habe, dass man in den nächsten 10 Jahren einen großen Teil der Beschäftigten verlieren werde, da diese in den Ruhestand gingen. Daher wäre man gehalten, die Prozesse so zu optimieren und zu standardisieren, dass jeder neue Mitarbeitende diese schnell und effizient erlernen könne. Zudem benötige man die Grundlagen für die Digitalisierung. Wenn man die Prozesse digital abbilden wolle, benötige man eine Analyse der einzelnen Abläufe. Es sei zudem wichtig, das Know-How für Prozessmanagement in der Verwaltung zu etablieren, selbst die Kompetenzen zu erlangen und die Datengrundlage zu schaffen, mit der man auch selbst weiterarbeiten könne. Das Prozessmanagement stelle die Grundlage für alle Prozessoptimierungen dar. In Anbetracht der zunehmenden Aufgaben, die z B. von Bund und Land übertragen werden und die ebenfalls erledigt werden müssten, gelte es zudem die Aufgabentiefe zu prüfen und gegebenenfalls reduzieren.

KTA Kamp teilt mit, dass er diesen Prozess befürworte.

KTA Schädel erfragt, wie sich die Dauer der Begleitung ergebe.

Dr. Algermissen antwortet, dass zunächst mit allen Beteiligten eine Voranalyse erstellt wird, wieviel man mit den gegebenen Ressourcen schaffe. Dann sei ein Prozessregister zu erstellen, in dem man Interviews mit jeder Führungskraft auf der mittleren Führungsebene führe, dort die einzelnen Abläufe durchspreche und Prozesse festlege. Dieses Verfahren nehme einiges an Zeit in Anspruch. Danach ginge es um Dokumentationen, Prozessoptimierungen und schließlich um die Digitalisierung der einzelnen Prozesse. Dieses Projekt erfolge zunächst gemeinsam mit den Beteiligten und der Firma. Danach gelte es, die Arbeitsteilung nach und nach zu verschieben und die Verwaltung dadurch in die Lage zu versetzen, Prozesse selbst zu erheben und zu optimieren. Daher käme man auf diese Laufzeit.

KTA Dubber teilt mit, dass dieses Prozessmanagement die richtige Konsequenz aus den Diskussionen der letzten zwei Jahre sei. Die Argumentation des Fachkräftemangels, der Einsparungen und vereinfachten Prozesse sei für ihn überzeugend. Auch dass, die Verwaltung hinterher in der Lage sei, selbst weiterzumachen sei ein guter Weg und eigentlich längst überfällig.

KTA Bilgenroth fragt, was die Verwaltung für Ausschreibungsmöglichkeiten hinsichtlich des Umfangs dieses Prozessmanagements habe und ob es nicht hilfreich sei, sich für die Ausschreibung einen Experten hinzuzuziehen. Zudem sollte bei der Auswahl des Anbieters nicht der günstigste Preis entscheiden, sondern auch die Qualität der zu erbringenden Leistung.

KVORin Welz antwortet, dass man bei der Auswahl den besten, wirtschaftlichsten Anbieter und nicht den Billigsten auswähle. Letztendlich werde das Vergabeverfahren über die Ausschreibung bzw. das Leistungsverzeichnis gesteuert, das die Kriterien festlege, die man erfüllt haben wolle. Im Zuge dessen werde auch geprüft, ob etwaige Alleinstellungsmerkmale für einen bestimmten Anbieter sprechen könnten. Nach heutigem Sachstand sei jedoch ein ganz reguläres Ausschreibungs- und Vergabeverfahren vorgesehen.

Beschluss:

Die Kreisverwaltung wird beauftragt, ein Prozessmanagement beim Landkreis Lüneburg unter Begleitung eines externen Unternehmens einzuführen. Die erforderlichen Aufwendungen von rd. 500.000 € werden in den kommenden vier Jahren (2024 – 2028) zur Verfügung gestellt.

Abstimmungsergebnis: Einstimmig