Beschlussvorlage - 2024/118

Beschlussvorschlag:

Anlage 1 der Zweckvereinbarung wird rückwirkend zum 01.01.2024 angepasst.

Sachlage:

Am 01.01.2024 ist die Zweckvereinbarung zur Nutzung der Zentralen Vergabestelle zwischen dem Landkreis Lüneburg und dem Landkreis Harburg in Kraft getreten (Beschlussvorlage 2023/340). Die Zweckvereinbarung regelt, dass alle Vergabeverfahren des Landkreis Lüneburg ab einem geschätzten Auftragswert von 25.000,00 € von der Zentralen Vergabestelle abgewickelt werden.

Eine erste Evaluierung der Zusammenarbeit hat ergeben, dass der Landkreis Lüneburg wesentlich mehr Vergabeverfahren für 2024 zur Erledigung gemeldet hat, als bei der Erarbeitung der Zweckvereinbarung und für den Haushalt 2024 geplant. Aufgrund dessen muss die Kostenregelung in Anlage 1 der bestehenden Zweckvereinbarung angepasst werden. Aktuell machen die Vergabeverfahren des Landkreis Lüneburg 25 % vom Gesamtaufkommen der Zentralen Vergabestelle aus. Bisher war eine Beteiligung von 10 % zugrunde gelegt worden. Aufgrund dessen soll die Beteiligung des Landkreis Lüneburg am Sockelbetrag (50 % der Gesamtkosten der Zentralen Vergabestelle) von 10 % auf 25 % rückwirkend zum 01.01.2024 erhöht werden. Um dem erhöhten Bedarf gerecht zu werden, plant der Landkreis Harburg die Schaffung einer weiteren Stelle für die Zentrale Vergabestelle, eingruppiert in EG 9c Stufe 4. Der voraussichtliche Gesamt-Sockelbetrag für 2024 liegt unter Berücksichtigung der Kosten für die neu zu schaffende Stelle für 6 Monate bei 394.589,45 €. Bei einer Beteiligung von 10 % an diesem ergeben sich für den Landkreis Lüneburg Kosten in Höhe von 39.458,94 €. Bei einer Erhöhung auf 25 % ergeben sich Kosten von 98.647,36 €.

Die anderen 50 % der Gesamtkosten werden nach dem tatsächlich geleisteten Aufwand abgerechnet. Um hier einen voraussichtlichen Anteil zu berechnen, wurden auf Basis der voraussichtlichen Kosten sowie der zu erwartenden Fallzahlen durchschnittliche Kosten pro Verfahren ermittelt. Dieser Satz beträgt vorläufig 490,78 €, bei 205 angemeldeten Vergaben ergeben sich entsprechend voraussichtliche Kosten i. H. v. 100.610,49 €. Für das Jahr 2024 ist somit eine Beteiligung in Höhe von 199.257,85 € zu erwarten. Die Schlussabrechnung erfolgt im Dezember auf Basis der tatsächlich geleisteten Stunden. Es wird davon ausgegangen, dass es sich hier um den maximal zu erwartenden Betrag handelt.

Die zusätzlichen Kosten für 2024 können aus gebildeten Haushaltsausgaberesten gezahlt werden.

Ab dem 01.01.2025 wird zudem auf quartalsweise Abschlagszahlungen umgestellt, die Höhe der Zahlungen werden nach Vorlage der Anmeldezahlen ermittelt und dem Landkreis Lüneburg mitgeteilt. Die Abschläge werden jeweils zum Ende eines Quartals gefordert, mit der 4. Abschlagszahlung erfolgt die Spitzabrechnung für das Jahr. In 2024 erfolgt eine erste Abschlagszahlung für das 1. Und 2. Quartal zum 30.06.2024.

Die Zusammenarbeit mit der Zentralen Vergabestelle wird seitens des Landkreises Lüneburg durchweg positiv bewertet. Vor allem aufgrund dessen, dass aus der Kooperation eine Qualitätssicherung der abgegebenen Vergabeverfahren resultiert. Weiterhin entstehen nicht unwesentliche Synergieeffekte, da beide Landkreise mit zum Teil sehr ähnlichen Vergabeverfahren betraut sind und hier gegenseitig zukünftig von den Ausarbeitungen des jeweils anderen Landkreises profitiert werden kann (z.B. europaweite Postausschreibung). Auch ist anzunehmen, dass sich die Anzahl der bearbeiteten Vergabeverfahren je Sachbearbeiter/in der Zentralen Vergabestelle noch steigert, da sich Ausschreibungen wiederholen werden und die dortigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sich weiter spezialisieren.

Es wurde außerdem ein Szenario durchgespielt, in dem der Landkreis Lüneburg eine eigene Zentrale Vergabestelle einrichtet. Die Ermittlung der voraussichtlichen Kosten hierfür hat ergeben, dass die Kosten für eine eigene Vergabestelle höher wären als die für die Nutzung der Vergabestelle des Landkreis Harburg unter Berücksichtigung der vorgenannten Kostensteigerung. Diese Berechnung geht aus Anlage 2 dieser Beschlussvorlage hervor.

Finanzielle Auswirkungen:

Klimawirkungsprüfung:

Hat das Vorhaben eine Klimarelevanz?