Beschlussvorlage - 2009/291

Beschlussvorschlag:

Zum 01.11.2011 (Beginn der Wahlperiode 2011-2016) werden die Kreistagsabgeordneten des Landkreises Lüneburg ihre Mandatstätigkeit auf der Grundlage eines digitalen Ratsinformationssystems ausüben. Auf die Übersendung von Drucksachen wird verzichtet. Grundlage ist die der Sitzungsvorlage als Anlage beigefügte Konzeption mit Stand 25.11.2009. Dabei kommt in erster Linie die unter Punkt 2.1 des Konzepts dargestellte Variante I mit von der Verwaltung gestellten Notebooks zum Tragen. Die Nutzung privater Notebooks ist nach Absprache mit der Verwaltung möglich.

In Vorbereitung auf die Umstellung soll vorbehaltlich der Bereitstellung der Haushaltsmittel in Höhe von 10.000 € und Genehmigung des Haushaltsplanes 2010 durch die Kommunalaufsicht ein Probebetrieb ab 2010 erfolgen. Pilot ist der nichtöffentliche Ausschuss für Finanzen, Rechnungsprüfung, Personal und innere Angelegenheiten. Die Pilotphase kann nach Maßgabe der vorhandenen Haushaltsmittel auf den Kreisausschuss und weitere Ausschüsse ausgedehnt werden.

Sachlage:

 

Der Kreisausschuss hat in seiner Sitzung am 16.02.2009 der Bildung einer Arbeitsgruppe zur Vorbereitung auf die Ausweitung des digitalen Sitzungsdienstes zugestimmt. Der Arbeitsgruppe gehören an:

Vertreter aus den Fraktionen:

Inge Schmidt (CDU/Unabhängige-Fraktion)

Manfred Harms (CDU/Unabhängige-Fraktion)

Dr. Hinrich Bonin (SPD-Fraktion)

Brigitte Mertz (SPD-Fraktion)

Sabine Brunke-Reubold (Grüne-Fraktion)

Hans Joachim Barufe (FDP-Fraktion)

Jörg Venderbosch (Die Linke)

Verwaltung:

Sigrid Ruth (Projektleitung)

Stefan Domanske (E-Government Verantwortlicher)

Britta Ammoneit (zuständig für den Allris Sitzungsdienst)

Fritz Liedtke (IT-Service)

 

Die Arbeitsgruppe hat sich in drei Arbeitsgruppensitzungen intensiv mit dem digitalen Sitzungsdienst befasst. Grundlage war eine Projekt-Konzeption, die inzwischen aktualisiert wurde und mit Stand 25.11.2009 der Sitzungsvorlage beigefügt ist. Am 20.10.2009 hat die Arbeitsgruppe eine abschließende Empfehlung ausgesprochen:

„Zum 01.11.2011 (Beginn der Wahlperiode 2011-2016) werden die Kreistagsabgeordneten des Landkreises Lüneburg ihre Mandatstätigkeit auf der Grundlage eines digitalen Ratsinformationssystems ausüben. Auf die Übersendung von Drucksachen wird verzichtet. Grundlage ist die der Sitzungsvorlage als Anlage beigefügte Konzeption mit Stand 15.10.2009. Dabei kommt in erster Linie die unter Punkt 2.1 des Konzepts dargestellte Variante I mit von der Verwaltung gestellten Notebooks zum Tragen. Die Nutzung privater Notebooks ist nach Absprache mit der Verwaltung möglich.

In Vorbereitung auf die Umstellung wird ab Januar 2010 ein Probebetrieb mit dem nichtöffentlichen Ausschuss für Finanzen, Rechnungsprüfung, Personal und innere Angelegenheiten vorbereitet. Dabei sollen alle getroffenen Regelungen konkret praktiziert werden. Der Bereitstellung von im Rahmen der Pilotphase möglicherweise notwendigen Mittel in noch nicht benannter Höhe für die Bereitstellung von Laptops wird vorbehaltlich der Bereitstellung der Haushaltsmittel 2010 zugestimmt.“

 

Der in 2011 anstehende Wechsel der Wahlperiode wird als sinnvoller Zeitpunkt angesehen, eine strukturelle Veränderung in der kommunalpolitischen Arbeit zu realisieren. Der für Wahlen zuständige Fachdienst Ordnung und Kommunales wird einbezogen. Ziel ist es, rechtzeitig vor den Kommunalwahlen auf den digitalen Sitzungsdienst beim Landkreis Lüneburg hinzuweisen.

 

Für die Kreistagsmitglieder soll es zu einer vollständigen Abschaffung von Sitzungsunterlagen in Papierform kommen. Lediglich für die beratenden Mitglieder in den Fachausschüssen wird zunächst ein Drucksachenverfahren erhalten bleiben.

 

Die Mitglieder des Kreistages werden ab der Wahlperiode 2011 bis 2016 ausschließlich unter Einsatz eines internetbasierten Ratsinformationssystems (ALLRIS) über das Sitzungsgeschehen informiert. Sitzungsvorlagen, Tagesordnungen, Einladungen und Niederschriften werden online zur Verfügung gestellt. Zu diesem Zweck werden die Mandatsträger von der Verwaltung mit Notebooks ausgerüstet, für die ein technischer Support durch einen externen Dienstleister angeboten wird. Die Nutzung privater Notebooks ist nach Absprache mit der Verwaltung möglich. Ein technischer Support für private Notebooks kann nicht angeboten werden.

Für alle Mandatsträger wird zu Beginn der Wahlperiode und bei einem Wechsel der Mitgliedschaft auch während der laufenden Wahlperiode eine einmalige Schulung angeboten.

 

Zurzeit arbeitet die Verwaltung zweigleisig. Sie stellt Sitzungsunterlagen im Drucksachenverfahren zur Verfügung und bereitet außerdem alle Daten für die Internetdarstellung im Ratsinformationssystem auf. Langfristig gesehen ist diese zweigleisige Form der Informationsweitergabe nicht sinnvoll. Deshalb ist es wichtig, dass der gesamte Kreistag geschlossen auf den digitalen Sitzungsdienst umsteigt. Zudem kann mit einem papiergebundenen Sitzungsdienst die Aktualität bei der Bereitstellung der umfangreicher werdenden Informationen kaum noch gewährleistet werden.

 

Im Rahmen der Konzeption wurde ein Kostenvergleich durchgeführt. Demnach lassen sich durch die Abschaffung des bisherigen papierbasierten Sitzungsdienstes jährlich Kosten in Höhe von 11.600 € einsparen. Von diesen Einsparungen können rein rechnerisch – beispielsweise durch Leasingverträge – fast alle Kreistagsabgeordnete mit Notebooks ausgestattet werden. Dies würde Kosten in Höhe von 12.000 € p.a. verursachen. Da es zudem auch Kreistagsmitglieder gibt, die eine Verwendung privater Notebooks bevorzugen, sind über die Einführung des digitalen Sitzungsdienstes nicht nur qualitative Vorteile zu erwarten, sondern auch Einsparungen erreichbar.

 

In Anlehnung der Empfehlung der Arbeitsgruppe soll in Vorbereitung auf den digitalen Sitzungsdienst ab Januar 2010 ein Probebetrieb im nichtöffentlichen Ausschuss für Finanzen, Rechnungsprüfung, Personal und innere Angelegenheiten stattfinden. Dafür ist es erforderlich, Notebooks für die Ausschussmitglieder anzuschaffen. Vorsorglich ist hierfür das Budget im Produkt IT-Service (111-610) um 10.000 € erhöht worden. Möglichst sollen jedoch vorhandene private Notebooks für diese Pilotphase genutzt werden. Die Verwaltung wird zu gegebener Zeit eine Abfrage über vorhandene Geräte bei den Ausschussmitgliedern starten.

Der Probebetrieb soll nach Maßgabe der vorhandenen Haushaltsmittel auf den Kreisausschuss und andere Ausschüsse ausgedehnt werden.

 

Mit der Einführung des digitalen Sitzungsdienstes ist eine Anpassung der Geschäftsordnung sowie der Entschädigungssatzung erforderlich. Hierzu werden zu gegebener Zeit Sitzungsvorlagen in die politische Beratung gegeben. Im Übrigen ist es selbstverständlich, dass die politischen Gremien auch während der Pilotphase über notwendige Anpassungen und Veränderungen informiert werden. Ziel muss es sein, dem Kreistag der neuen Wahlperiode ein ausgereiftes System anzubieten. Neben der konzeptionellen Ausgestaltung sind deshalb auch Richtlinien für die Nutzung des Ratsinformationssystems festzulegen. Die in der Arbeitsgruppe vorbereiteten Richtlinien sind der Vorlage als Anlage beigefügt.